SERVICIOS
Cronograma de tareas
Programa Académico
Asesoramientos
Exposición Comercial
Acreditaciones
Administración y Finanzas
Hotelería y Turismo
Prensa
Organización de visitas técnicas
Página Web
Atención Post Congreso
Cronograma de tareas:
Presupuesto general del evento,
Elaboración de planes de trabajos para cada reunión con el Comité Organizador,
Convocatoria a auspiciantes privados y estatales,
Elaboración de bases de datos de mailings ,
Solicitud de presupuestos para impresos, hotelería, pasajes, traducciones, locución, audio y sonido, material académico, personal de apoyo, servicio de computación y wire-less, prensa y difusión, vigilancia, señalización, armado de secretaría en la sede y toda otra contratación que se solicite.
Contratación de todos los seguros requeridos.
Presentación de los presupuestos al Comité Organizador para su aprobación.
Programa Académico:
Diseño e impresión de formularios para presentación de trabajos,
Procesamiento de los mismos,
Invitaciones a oradores,
Seguimiento y comunicaciones,
Elaboración de programa de temas y oradores por día, sala y hora,
Edición del libro de resúmenes.
Asesoramientos:
En la elección y contratación de las sedes para los congresos y diferentes eventos sociales del mismo, como ser ceremonia de apertura y cocktail de bienvenida, cena de clausura, noche típica y cualquier otro evento especial requerido.
Reservas de la sede, contratación del servicio de catering y de proveedores varios como ser fotógrafo, luces y sonidos, musicalización, show.
Contratación del servicio de transporte y de personal para el traslado durante el evento.
Exposición Comercial:
Diseño de planimetría: Planificación de espacios.
Valorización de patrocinios.
Oportunidades de negocios y sponsors,
Venta y cobranza de espacios en la muestra,
Publicidad y servicios que se acuerden junto con el Comité Organizador,
Diseño del Catálogo de Venta.
Organización de Charlas comerciales.
Rondas de negocios,
Obtención y procesamiento de mailings de posibles expositores y auspiciantes; intendencia y administración, etc.
Acreditaciones:
Diseño de los formularios de inscripción;
Recepción on-line y procesamiento de los mismos,
Cobro de inscripciones,
Cobro con tarjetas de crédito online y mostrador,
Emisión de recibos.
Administración y Finanzas:
Elaboración de presupuestos,
Pagos a proveedores,
Cobro de inscripciones,
Emisión de recibos por venta de la Exposición Comercial, Medios de Promoción y otros ingresos (en tarjetas de crédito, cheques en moneda local o moneda extranjera, transferencias bancarias, etc.),
Rendición de ingresos y egresos,
Trámites administrativos y cobranzas de ser requeridos,
Balances periódicos.
Seguimiento de flujo de fondos.
Balance final.
Hotelería y Turismo:
Selección y reserva en bloque de habitaciones en hoteles varios,
Procesamiento y cobro de pedidos de habitaciones,
Recepción y bienvenida a visitantes extranjeros,
Tours y traslados,
Reservas de pasajes aéreos, etc.
Armado de programa para acompañantes, y realización de tours post-congreso, tanto para inscriptos como para invitados extranjeros y de acuerdo a los requerimientos del Comité Organizador.
Prensa:
Contacto con la prensa local especializada de diarios y revistas.
Convocatoria a ronda de prensa.
Estamos asociados a la editorial Revistas S.A., publicación técnica especializada en temas de infraestructura, seguridad, transporte y obras.
Organización de visitas técnicas:
Estudio de viabilidad de visitas técnicas.
Convocatoria e inscripción.
Contacto previo con las obras a visitar.
Traslado, personal de apoyo y atención de catering.
Página Web:
Diseño, contenido y actualización de página web del evento.
Trámite de dominio exclusivo para el evento junto con sus cuentas de correo respectivas.
Promoción de la misma mediante nuestras bases de datos especializadas.
Emisión periódica de newsletters respondiendo a una estrategia de comercialización.
Atención Post Congreso:
Evaluación del evento.
Seguimiento de los resultados.
Comunicación y prensa tanto con los inscriptos, disertantes y expositores.
